Category Archives: Indonesian Contract

By/Oleh: Gilang Nugroho – Managing Partner

*Silakan mengakses terjemahan Bahasa Indonesia dengan menggulir ke bawah

With Covid-19 outbreak as new sources of uncertainty proliferating by the day, Indonesia is now bracing for economic slowdown as the pandemic has disrupted businesses and factories due to people are forced to stay at home to contain the coronavirus spread.  It is being recorded by the Ministry of Manpower of the Republic of Indonesia that more than 3.06 million Indonesians have either been laid-off or furloughed during the pandemic. 

In this situation many business actors in Indonesia have taken various measures to keep their company survive through the crisis.  Some of contracts for project that are considered as non-essential, draining too many resources, and non-profitable during the pandemic are being suspended or even terminated as a way of saving the company from major losses.  However, this might not be easy as a wrong step in terminating a contract may lead the company to enter into a dispute with its counterparty which then resulting in a sour business relationship in the future, or even being blacklisted. 

We have received various inquiries from our clients and also some company managements seeking for our advice on how their company can terminate a contract without being exposed to an unnecessary legal risk or at least mitigating any legal risks.  The unique part is that different type of contract, content of the contract, counterparty that the company is being engaged with (government or private), client’s role in the contract, value of the contract, risks involved, etc. will affect on how we deliver our advice.  However, in general there are some factors that generally we will put into a spotlight for our client’s to check, as follows:

Is there a contractual engagement?

Before taking any further steps, the client might need to check the existence of contract itself.  It is not rare for us to find that some companies do not keep up a good track of contracts they entered into.  Most of the case is that the contract term is already expired, however the activities under the contract itself still carries on without any amendment. In this case, before the client terminated the contract, the contract itself has already been terminated.  Therefore, the client may not need to take legal action to its counterparty to terminate the contract (such as delivering a notice of contract termination, etc.).  Moreover, the client is in a better position to renegotiate the terms and conditions of the engagement most beneficial to them and the legal counsel may also rephrase the wordings in the contract most beneficial to the client’s current conditions.

We also found cases where the client is suggesting that there is no contract being established as they only signed Memorandum of Understanding (MOU), thus they do not need to follow proper procedures to terminate any engagement with the counterparty and may cancel the work or demobilize at any moment.  This is due to the common misinterpretation that abruptly define that MOU is not an agreement/contract under Indonesian law.  Although such principle is generally accepted by international practice, we are of the opinion that Indonesian law clearly specifies that as long a contract fulfills the provision of Article 1320 of Indonesian Civil Code.  Therefore, the content of the MOU itself is more of a determining factor than the headings/title bearing the name of “MOU”, especially when there is no provision that is expressing that the MOU is a non-binding agreement.  We often see MOU that already contained a specific terms and conditions, complete commercial terms, no expressions that it is a non-binding agreement, and there is no more definitive agreement has been ever made by the parties which lead that the MOU itself is a definitive contract and its termination must follow the procedures contained in it or Article 1266 of Indonesian Civil Code.

It is worth to note that there is also a type of contract where the signor will automatically subject to a terms and conditions determined in a separated media, or by simply accepting it while using a certain services or products, and these mean that a contract has been established.  This type of contract is common when procuring an IT based products or services.

Who is the counterparty?

Terminating a business contract that is becoming a burden to the company and moving into a more profitable business seems to be the easiest way to save the company.  However, such may not be the case if you are being engaged by Indonesian Government, State/Regional Owned Enterprise.

Before deciding to terminate a business contract with Indonesian Government or State/Regional Owned Enterprise, the client should observe carefully on the risk of a dispute that place the client of being unable to participate in a bidding process of another project initiated by Indonesian Government or State/Regional Owned Enterprise.  It is not unusual that a bidder is required to deliver a statement letter that itself is not under legal proceedings or dispute with Indonesian Government or State/Regional Owned Enterprise, even though it is a separated entity and different type project. Such statement letter may also include the affiliates of the bidder, thus making the whole client’s group of company restricted to participate in certain projects.

Is there a waiver to Article 1266 of Indonesian Civil Code?

Terminating of contract can become difficult in Indonesia.   Without a waiver of Article 1266 of Indonesian Civil Code in a contract, then the terminating a contract will require a court proceeding.  We quote the Article 1266 of Indonesian Civil Code as follow:

“A void condition is deemed to have been included in reciprocal agreements, in case a  party does not fulfill his obligation.

In such case, the agreement is not void by law, but voidance must be requested to the Court. The request must also be made, even though the conditions of voidance concerning the non-fulfillment of an obligation is included in the agreement.

If the conditions of voidance is not included in the agreement, then the judge, considering the situation, upon the defendant’s request, has the discretion to fix a timeframe to fulfill such obligations, but such timeframe may not exceed one month.”

Usually a specific wording waiving the application of Article 1266 of Indonesian Civil Code is stipulated in contracts using Indonesian law as the governing law.  However, one can never be too sure without looking directly into the document.  In the absence of the waiver, then during the court proceedings all contracting parties still bound to its obligations under the contract until an issuance of court final and binding decisions.

Do you really wish for unilateral termination? Can’t you make it a mutual termination instead? How can MSS as your legal counsel assist you to decide which options to take?

We always assume that a dispute will not be beneficial for the client.  A unilateral termination, even though being set out in the contract and its conditions has been fulfilled, often leads to legal action by the counterparty which then creates another problem for the client.  Except under circumstances that heavy losses may incur to the client should the contract not immediately terminated, it is the best for the client to reach a mutual termination.

In a situation that the client still unsure to choose the most suitable options, we can assist the client by making a SWOT Analysis to identifies the best option available.  We will carry out our analysis by reviewing all documents related to the transactions including contracts, receipts, recorded communications, minutes of handover, minutes of meeting, and other materials we deemed necessary to assess the strength and weaknesses of the client, threats and opportunities for the client to proceed with.  With personnel comprises of legal counsels with 10 – 36 years of experience in various major commercial projects in Indonesia involving local and foreign parties, MSS have the key strength to deliver a comprehensive analysis in the appropriate manners.

We believe a termination of the contract based on mutual agreement can be achieved if both parties are in good faith and resolve to a win-win solution. It is not infrequent that the negotiation process between the client and his counterparty is not attended by both parties’ legal counsel in order to ensure that a conducive and swift settlement is reached. We recommend the parties to sign a Head of Terms as a record for the main points and any agreed conditions during the negotiation process, including the background, the procedures in resolving any outstanding obligations, any agreed compensation amount, the deadline enter into a Mutual Termination Agreement, actions to be taken if any payment is fail to be made on time, vacating the project location/demobilization, etc. These Head of Terms can further be stipulated in a more definitive Mutual Termination Agreement, and then formalized for further procedures/registration if necessary.Should you wish to have further information, please do not hesitate to contact our counsel directly by email.  Please refer to our legal notice on accessing and using this publication in our website http://msscounsel.com/legal-notice/.

Terjemahan:

PENGAKHIRAN KONTRAK BISNIS

TINJAUAN UMUM BERDASARKAN HUKUM INDONESIA

Dengan merebaknya Covid-19 sebagai sumber baru ketidakpastian yang semakin meningkat dari hari ke hari, Indonesia saat ini tengah bersiap untuk perlambatan ekonomi disebabkan pandemi ini telah mengganggu jalannya bisnis dan operasional pabrik, yang utamanya disebabkan karena orang-orang terpaksa tinggal di rumah untuk menahan penyebaran virus korona.  Saat ini telah tercatat oleh Kementerian Tenaga Kerja Republik Indonesia bahwa lebih dari 3,06 juta orang Indonesia telah di-PHK atau dirumahkan selama masa pandemi.   

Dalam situasi demikian, tidak sedikit pelaku usaha di Indonesia telah mengambil berbagai langkah untuk menjaga agar perusahaan tetap dapat bertahan melalui krisis.  Beberapa kontrak untuk proyek yang dianggap tidak penting, menghabiskan terlalu banyak sumber daya, dan tidak menguntungkan selama pandemi ditunda atau bahkan ditinggalkan sebagai cara untuk menyelamatkan perusahaan dari kerugian yang lebih besar.   Namun, ini mungkin tidaklah semudah yang kelihatannya, karena langkah yang salah dalam mengakhiri kontrak dapat menyebabkan perusahaan terlibat dalam perselisihan dengan rekanannya yang kemudian mengakibatkan hubungan bisnis yang buruk di masa depan, atau bahkan dimasukkan dalam daftar hitam. 

Kami telah menerima berbagai pertanyaan dari klien kami dan juga beberapa manajemen perusahaan yang meminta saran kami tentang bagaimana perusahaan mereka dapat mengakhiri kontrak tanpa terpapar resiko hukum yang tidak seharusnya atau setidaknya memitigasi risiko hukum yang ada.   Beberapa hal yang unik bagi kami, berbagai jenis kontrak, isi kontrak, rekanan yang terlibat dengan perusahaan (pemerintah atau swasta), peran klien dalam kontrak, nilai kontrak, risiko yang terlibat, dll. akan mempengaruhi bagaimana kami menyampaikan advis kami selaku konsultan hukum. Namun demikian, secara umum terdapat beberapa faktor yang akan kami sorot agar dicek dahulu oleh klien, sebagai berikut: 

Apakah kontrak itu memang ada?

Sebelum mengambil langkah lebih lanjut, klien mungkin perlu memeriksa keberadaan kontrak itu sendiri. Tidak jarang kami menemukan bahwa beberapa perusahaan tidak memiliki rekam jejak kontrak yang baik. Sebagian besar yang terjadi adalah jangka waktu kontrak sebenarnya sudah berakhir, namun kegiatan di bawah kontrak itu sendiri masih berjalan tanpa adanya suatu amandemen kontrak mengenai perpanjangan jangka waktu.  Dalam hal ini, sebelum klien mengakhiri kontrak maka kontrak itu sendiri sebenarnya telah berakhir. Oleh karena itu, klien mungkin tidak perlu mengambil tindakan hukum definitive kepada rekanannya untuk mengakhiri kontrak, seperti misalnya mengirimkan notifikasi pengakhiran kontrak, dll.   Selain itu, klien berada dalam posisi yang lebih bagus untuk menegosiasikan kembali syarat dan ketentuan perikatan yang dirasa paling baik bagi dirinya dan kami selaku penasihat hukum juga dapat membantu dengan menyusun kembali ketentuan-ketentuan dalam kontrak agar menyesuaikan dan paling tepat bagi kondisi klien saat ini.

Kami juga menemukan kasus-kasus di mana klien beranggapan bahwa tidak ada suatu perjanjian yang definitif karena mereka hanya menandatangani Nota Kesepahaman (MOU), sehingga mereka tidak perlu mengikuti prosedur yang tepat untuk mengakhiri transaksi dengan pihak mitra kontrak dan dapat membatalkan pekerjaan atau melakukan demobilisasi kapanpun klien mau.   Hal ini disebabkan oleh kesalahan penafsiran umum terjadi di Indonesia, dimana terdapat anggapan bahwa bahwa MOU bukanlah perjanjian atau kontrak berdasarkan hukum Indonesia.   Meskipun pendapat semacam itu secara umum telah diterima oleh praktik internasional, namun kami berpendapat bahwa hukum Indonesia secara tegas telah menetapkan bahwa selama suatu kontrak dibuat dengan memenuhi ketentuan Pasal 1320 KUHPerdata Indonesia, maka kontrak itu adalah suatu kontrak yang definitif. Oleh karena itu, isi MOU itu sendiri lebih merupakan faktor penentu dibandingkan judul dokumen bertuliskan “MOU/Nota Kesepahaman” semata, terutama ketika tidak ada ketentuan pasal di dalamnya yang menyatakan bahwa dokumen MOU tersebut adalah kesepakatan yang tidak mengikat.  Kami bahkan sering melihat MOU yang telah memuat syarat-syarat dan ketentuan-ketentuan tertentu, ketentuan komersial yang lengkap, tidak adanya pasal yang menyatakan bahwa dokumen MOU adalah kesepakatan yang tidak mengikat, dan tidak adanya dokumen kontrak definitif yang kemudian ditandatangani oleh pihak-pihak yang berkontrak, sehingga hal ini mengarahkan bahwa MOU itu sendiri adalah jelas suatu kontrak definitif dan pengakhirannya harus mengikuti prosedur yang tercantum di dalamnya atau Pasal 1266 KUHPerdata Indonesia. 

Perlu dicatat juga bahwa bahwa terdapat pula jenis kontrak di mana pihak penandatangan akan secara otomatis tunduk pada syarat-syarat dan ketentuan-ketentuan yang diatur dalam suatu media yang terpisah, atau cukup dengan hanya menekan tombola tau kolom yang menyatakan bahwa dirinya telah menerima isinya pada saat akan menggunakan layanan atau produk tertentu, sehingga yang demikian ini diartikan bahwa suatu kontrak definitive telah diadakan.  Jenis kontrak ini biasanya terdapat pada pembelian produk atau layanan berbasis Teknologi Informasi.

Siapakah mitra kontrak anda?

Mengakhiri kontrak bisnis yang menjadi beban bagi perusahaan dan beralih ke bisnis yang lebih menguntungkan nampak menjadi cara termudah untuk menyelamatkan perusahaan. Namun, hal tersebut bisa jadi sebaliknya ketika anda sedang terlibat dalam hubungan kontraktual dengan Pemerintah Indonesia, Badan Usaha Milik Negara/Daerah.

Sebelum mengambil keputusan untuk mengakhiri kontrak bisnis dengan Pemerintah Indonesia atau Badan Usaha Milik Negara/Daerah, klien harus memperhatikan dengan seksama resiko sengketa yang menyebabkan klien tidak dapat melakukan proses pengadaan/tender dalam proyek-proyek lain yang diprakarsai oleh Pemerintah Indonesia atau Badan Usaha Milik Negara/Daerah.  Hal ini disebabkan oleh praktek yang lazim bahwa seorang peserta pengadaan barang/jasa diharuskan untuk menyampaikan suatu surat pernyataan bahwa dirinya tidak sedang dalam proses hukum atau sengketa dengan Pemerintah Indonesia atau Badan Usaha Milik Negara/Daerah, terlepas dari argumentasi bahwa proses hukum atau sengketa itu terjadi dengan entitas yang berbeda dan proyeknya-pun jauh berbeda. Surat pernyataan tersebut juga dapat saja mencakup afiliasi dari peserta pengadaan barang/jasa, sehingga membuat seluruh afiliasi grup perusahaan klien menjadi terbatas untuk berpartisipasi dalam proyek tertentu.

Apakah terdapat pasal pengesampingan Pasal 1266 KUH Perdata Indonesia?

Proses pengakhiran kontrak dapat menjadi sulit di Indonesia.  Tanpa pengesampingan Pasal 1266 KUHPerdata Indonesia dalam suatu kontrak, maka pemutusan kontrak akan membutuhkan proses pengadilan. Kami kutip Pasal 1266 KUH Perdata Indonesia di bawah ini:

“Syarat batal dianggap selalu dicantumkan dalam persetujuan-persetujuan yang timbal  balik, andaikata salah satu pihak tidak  memenuhi kewajibannya.

Dalam hal demikian persetujuan tidak batal demi hukum, tetapi pembatalan harus dimintakan kepada Pengadilan.

Permintaan ini juga harus dilakukan, meskipun syarat batal mengenai tidak dipenuhinya kewajiban dinyatakan di dalam persetujuan.

Jika syarat batal tidak dinyatakan dalam persetujuan, maka Hakim dengan melihat keadaan, atas permintaan tergugat, leluasa memberikan suatu jangka waktu untuk memenuhi kewajiban, tetapi jangka waktu itu tidak boleh lebih dan satu bulan.”

Biasanya terdapat suatu frase spesifik yang mengesampingkan penerapan Pasal 1266 KUHPerdata Indonesia dalam suatu kontrak menggunakan hukum Indonesia.  Namun, anda tentu tidak boleh terlalu yakin tanpa mengecek langsung kepada dokumennya.   Tanpa adanya pasal pengesampingan, maka selama proses pengadilan berjalan seluruh pihak yang berkontrak masih terikat dengan kewajibannya berdasarkan kontrak hingga dikeluarkannya keputusan pengadilan yang final dan mengikat.

Apakah anda benar-benar ingin melakukan pengakhiran kontrak sepihak? Tidak bisakah anda mengambil langkah pemutusan atas dasar kesepakatan bersama? Bagaimana MSS sebagai penasihat hukum anda dapat membantu anda memutuskan opsi mana yang akan diambil?

Kami selalu berprinsip bahwa perselisihan tidak akan mendatangkan manfaat yang lebih bagi klien. Pengakhiran kontrak secara sepihak, meskipun ini telah ditetapkan dalam kontrak dan syarat-syaratnyapun telah terpenuhi, tetap saja seringkali mengarahkan mitra berkontrak klien mengambil langkah hukum yang kemudian menciptakan masalah baru bagi klien.   Kecuali dalam suatu situasi dimana kerugian yang lebih besar dapat terjadi pada klien jika kontrak itu tidak segera dihentikan, maka pemutusan kontrak atas dasar kesepakatan bersama adalah pilihan yang terbaik bagi klien. 

Dalam situasi di mana klien masih ragu untuk memilih opsi yang paling sesuai, kami dapat membantu klien dengan membuat SWOT Analysis untuk mengidentifikasi opsi terbaik yang tersedia.   Kami akan melakukan analisis dengan meninjau seluruh dokumen yang terkait dengan transaksi termasuk kontrak, tanda terima, rekaman komunikasi, berita acara serah terima, notulen rapat, dan bahan-bahan lain yang kami anggap perlu untuk menilai titik kuat dan titik lemah klien, keadaan yang merupakan ancaman bagi klien dan peluang apa yang dapat klien lakukan. Personil MSS terdiri dari penasehat-penasehat hukum dengan 10 – 36 tahun pengalaman di berbagai  proyek-proyek komersial skala besar di Indonesia yang melibatkan pihak lokal maupun pihak asing, dengan ini kami dapat memberikan analisis yang komprehensif.  

Pemutusan kontrak atas dasar kesepakatan bersama dapat diraih jika kedua belah pihak memang beritikad baik dan memutuskan untuk memilih jalan win-win solution.  Tidak jarang proses negosiasi antara klien dengan mitra berkontraknya tidaklah dihadiri oleh konsultan hukum kedua belah pihak demi menjaga agar tercapainya penyelesaian yang kondusif dan cepat.  Kami menyarankan agar para pihak menandatangani dokumen Butir-Butir Kesepakatan yang memuat intisari hal-hal yang disepakati selama proses negosiasi antara lain later belakang, tata cara penyelesaian kewajiban yang telah timbul, nilai ganti rugi yang disepakati, batas waktu pembuatan Perjanjian Pengakhiran Bersama, akibat jika tetap gagal melaksanakan pembayaran lebih lanjut, pengosongan lokasi/demobilisasi, dll.  Butir-Butir Kesepakatan ini kemudian dapat dituangkan dalam Perjanjian Pengakhiran Bersama yang lebih definitive, untuk kemudian diproses/didaftarkan lebih lanjut apabila diperlukan. 

Jika anda ingin memperoleh informasi lebih lanjut mohon agar tidak ragu untuk menghubungi konsultan hukum kami secara langsung melalui surat elektronik.  Mohon dalam mengakses atau menggunakan tulisan publikasi ini anda merujuk pada pemberitahuan resmi pada situs web kami http://msscounsel.com/legal-notice/.